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机电部


机电工业基本建设档案管理暂行规定

1990年9月7日，机电部

第一章 总 则
第—条 为了加强基本建设档案（以下简称基建档案）的管理， 充分发挥基建档案在机械电子工业基本建设、生产管理、 工程维护和技术改造工作中的作用，依据国家档案局、 国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《机械电子工业挡案工作暂行条例》，特制定本规定。
第二条 基建档案是指从基本建设项目的提出、调研、 可行性研究、评估、计划任务书、选择建设地点、勘测、设计、建设计划、施工、 设备调试、生产准备、竣工、 投产交付使用全部过程中形成的应当保存的文字材料、图纸、图表、财会帐册、凭证及报表决算、计算数据材料、 图片、声像材料及与项目有关的来往公文等。
第三条 基建档案是基建的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、 使用、维修和抗灾工作的重要依据， 是机械电子工业档案的重要组成部分。必须按照统一管理档案的原则，管理好基建档案，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
第四条 各省、自治区、 直辖市及计划单列市的机械电子工业主管部门和计划单列企业集团公司，要将档案工作纳入基建、动力、 房管等部门工作计划加强对基建档案工作的领导，在业务上进行检查、 监督和指导、并参加重点建设项目的竣工验收。

第二章 基建文件材料的形成与归档
第五条 基建文件材料的形成、积累、整理、归档是建设、设计、 施工、维修等单位的共同任务，按各自承拒任务的范围， 必须将应当归档的基建文件材料的整理归档责任在有关协议中分别予以明确。 协调并做好基建文件材料的整理归档工作是基建项目负责人的职责。督促、 检查和指导基建项目负责人做好基建文件材料的归档工作是档案人员的责任。 应纳入各自的职责范围，并做为检查考核的依据之一。
第六条 基建文件材料的形成、积累、整理、 归档是基建管理工作的重要环节，各单位必须把基建档案工作纳入基建管理工作程序之中，做到：下达基建项目计划与提出基建文件材料的形成计划同步； 检查基建项目建设进度与检查基建文件材料的形成情况同步； 验收基建项目与验收基建档案同步；竣工交付使用与档案部门出具归档合格证明同步。 无档案部门出具的归档合格证明，基建项目不能交工验收，财务部门不得作财务结算。
第七条 基建文件材料的归档范围详见《机械电子工业基本建设文件材料归挡范围和保管期限》。
第八条 基建文件材料的归档要求
（一）基建项目建成后， 由项目负责人按《机械电子工业基本建设文件材料归档范围和保管期限》的要求，将基建文件材料收集完整， 经审核签署后交档案部门验收归档。任何部门和个人不得私自留存。
（二）凡归档的文件材料必须做到字迹清楚，图面清晰、整洁， 不得用易于褪色的书写材料书写。
（三）凡以施工图代作竣工图的，由施工单位按制图要求， 负责在原施工图上进行补充修改，注明修改部门和更改标记， 并附上设计变更通知单和施工说明，加盖“代竣工图”标志后，由基建项目负责人审核， 签署归档。
（四）归档份数。竣工图一般归档不少于两套，文字材料、底图、 底片和声像材料各归档一套。
第九条 基建文件材料形成、积累、归档的程序
（一）建设单位的基建工程管理部门， 应将“四同步”的管理要求落实到基建项目负责人和施工单位，并督促、检查其执行情况。
（二）基建项目负责人应根据基建项目建设程序和《机械电子工业基本建设文件材料归档范围和保管期限》拟制该项目的文件材料归档计划和范围，由档案部门审核后，作为归档依据。
（三）各单位在签定工程施工承包合同时，要按原国家建委（82）建发字50号文《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》， 明确规定竣工图编制、检验、交接程序和要求。
（四）基建项目负责人应将归档的全部基建文件材料， 分类拟制移交清单，一并移交给档案部门归档。
（五）凡引进技术或进口设备的工程建设项目， 必须由档案部门参加开箱验收，做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作， 并负责统一保管。原文资料经过翻译或复制后，立即归档。 档案部门要制定有关制度和措施，以保证使用。

第三章 基建档案的管理
第十条 各单位档案部门对接收的基建档案应进行系统整理、 分类、编目、建帐、建卡、做到帐、卡、物相符。
第十—条 为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、 使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时， 必须及时修改竣工图，以保证基建档案的准确性。
第十二条 各单位要定期做好基建档案的鉴定工作。 在主管领导主持下，由基建、动力、设备、房管、档案部门等组成鉴定小组， 对基建档案进行直接鉴定。 各单位根据《机械电子工业基本建设文件材料归档范围和保管期限》，制定本单位基本建设档案保管期限表，作为鉴定的依据。
第十三条 对基建档案的保管、利用、鉴定等情况要定期统计， 做到统计数据准确，计量单位统一，字迹清楚。
第十四条 对基建挡案应妥善保管，除关、停、并、转、 迁及破产单位的基建档案，经主管机关批准后，可向接受单位办理移交手续外， 其余一律不允许向任何部外单位移交。

第四章 基建档案的开发利用
第十五条 各单位要积极开展档案的利用工作。 编制各种必要的检索工具和参考资料，如基建项目简介、隐蔽管线工程简介，水、电、 气走线简介，专业检索目录，综合使用性卡片等利用工具。
第十六条 借阅基建档案必须按借阅制度严格执行， 严禁在档案上面任意涂改或作任何标记，违反规定造成损失者，要追究责任，并严肃处理。

第五章 附 则
第十七条 本暂行规定由机械电子工业部办公厅负责解释。
第十八条 本暂行规定自发布之日起执行。
机械电子工业基本建设文件材料归档范围和保管期限
┏━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┳━━━━━━━━━┓
┃ ┃ ┃ 保管期限
┃序号┃ 归档范围 ┣━━━━┳━━━━┫
┃ ┃ ┃建设单位┃设计单位┃
┣━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━╋━━━━┫
┃ 一 ┃基建项目建设依据性文件 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃建议书及批复 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 2 ┃申请报告、审批文件 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 3 ┃决议、决定、会议纪要，指导性文件 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 二 ┃可行性研究文件 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃可行性研究报告（计划、任务书）批准文件 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 2 ┃项目评估报告 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 3 ┃环境预测 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 4 ┃设计任务书，批准文件 ┃永久 ┃永久 ┃
┃ 三 ┃设计基础材料 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃工程地质、水文地质勘测报告 ┃永久 ┃永久 ┃
┃ 2 ┃工程地形测量报告 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 3 ┃水文、气象、地震情况调查报告 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 4 ┃电、水、市政、煤气、热力、通讯、交 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ ┃通、环保、生活供应、教育设施、消防、 ┃ ┃ ┃
┃ ┃卫生等协议 ┃ ┃ ┃
┃ 5 ┃原料、材料、燃料供应来源文件 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 6 ┃工程选址报告及审批文件 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 7 ┃规划建筑红线图、座标图 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 四 ┃设计文件 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃设计方案 ┃长期 ┃永久 ┃
┃ 2 ┃初步设计 ┃永久 ┃永久 ┃
┃ 3 ┃技术设计 ┃永久 ┃永久 ┃
┃ 4 ┃施工图设计 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 5 ┃技术秘密材料、专利文件 ┃永久 ┃ ┃
┃ 6 ┃设计计算书 ┃☆永久 ┃永久 ┃
┃ 7 ┃关键技术试验 ┃永久 ┃ ┃
┃ 8 ┃总体规划设计 ┃永久 ┃永久 ┃
┃ 9 ┃设计评价、鉴定及审批 ┃ ┃ ┃
┃ 五 ┃工程管理文件 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃征用土地申请及批准文件 ┃永久 ┃ ┃
┃ 2 ┃征地补偿、拆迁协议书 ┃永久 ┃ ┃
┃ 3 ┃工程承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 ┃永久 ┃长期 ┃
┃ 4 ┃水、电增容等报告及协议 ┃永久 ┃ ┃
┃ 5 ┃施工执照 ┃永久 ┃ ┃
┃ 六 ┃施工文件 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃开工报告、工程技术要求 技术交底、图纸会审 ┃短期 ┃ ┃
┃ 2 ┃施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施、┃短期 ┃ ┃
┃ ┃安全措施 ┃ ┃ ┃
┃ 3 ┃原材料、构件出厂证明，管线、设备、仪器合格证┃长期 ┃ ┃
┃ 4 ┃建筑材料试验报告 ┃长期 ┃ ┃
┃ 5 ┃设计更改、工程更改洽商单，材料、零部件、设备┃长期 ┃永久 ┃
┃ ┃代用审批报告 ┃ ┃ ┃
┃ 6 ┃施工原始记录、施工月记 ┃短期 ┃ ┃
┃ 7 ┃施工定位测量、地质勘测 ┃永久 ┃ ┃
┃ 8 ┃土、岩试验报告、基础处理、基础工程竣工图 ┃永久 ┃ ┃
┃ 9 ┃隐蔽工程验收记录 ┃永久 ┃ ┃
┃10┃工程质量事故处理意见 ┃永久 ┃永久 ┃
┃11┃沉陷、位移、变形观测记录 ┃永久 ┃永久 ┃
┃12┃分部、分项工程、单位工程质量评定 ┃长期 ┃ ┃
┃13┃施工、安装记录、安装质量评定 ┃长期 ┃ ┃
┃14┃系统调试、调试记录、鉴定记录 ┃长期 ┃ ┃
┃15┃管线标高、位置坡度测量记录 ┃永久 ┃ ┃
┃16┃性能测试和校核 ┃长期 ┃ ┃
┃17┃操作、联动试验 ┃短期 ┃ ┃
┃18┃竣工报告、竣工验收报告（阶段性） ┃永久 ┃ ┃
┃ 七 ┃竣工文件 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃中间交工验收证明目录 ┃长期 ┃ ┃
┃ 2 ┃竣工验收报告 ┃永久 ┃ ┃
┃ 3 ┃全部竣工图（工艺平面图） ┃永久 ┃ ┃
┃ 4 ┃工程现场照片、影片、录音、录像材料 ┃永久 ┃ ┃
┃ 5 ┃项目质量评审材料 ┃永久 ┃ ┃
┃ 6 ┃竣工验收会议文件和会议决议 ┃永久 ┃ ┃
┃ 八 ┃生产技术准备、试生产 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃技术准备计划 ┃短期 ┃ ┃
┃ 2 ┃试生产管理、技术责任制 ┃短期 ┃ ┃
┃ 3 ┃设备试车、验收、运转、维护、检测记录 ┃长期 ┃ ┃
┃ 4 ┃安全操作规程、事故分析报告 ┃长期 ┃ ┃
┃ 5 ┃试生产产品质量鉴定报告 ┃短期 ┃ ┃
┃ 6 ┃产品技术参数和图纸 ┃永久 ┃ ┃
┃ 九 ┃工艺、设备 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 ┃长期 ┃ ┃
┃ 2 ┃产品检验、检测记录和工装图 ┃长期 ┃ ┃
┃ 3 ┃国内仪器设备清单、说明书及图纸 ┃长期 ┃ ┃
┃ 4 ┃国外仪器设备清单、说明书及图纸 ┃长期 ┃ ┃
┃ 5 ┃设备仪器测绘、验收记录 ┃长期 ┃ ┃
┃ 6 ┃仪器设备安装调试、测定数据、性能鉴定报告 ┃长期 ┃ ┃
┃ 十 ┃财务、资产管理 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃年度投资计划 ┃短期 ┃ ┃
┃ 2 ┃贷款协议及合同 ┃短期 ┃ ┃
┃ 3 ┃材料、设备年度分配计划 ┃短期 ┃ ┃
┃ 4 ┃工程预算、决算 ┃永久 ┃ ┃
┃ 5 ┃交付使用的资产文件 ┃永久 ┃ ┃
┃ 6 ┃概算调整 ┃永久 ┃ ┃
┃ 7 ┃年度决算报告及工程批复核定意见 ┃永久 ┃ ┃
┃ 8 ┃集设单位总帐：明细帐 ┃永久 ┃ ┃
┃ 9 ┃记帐凭证和原始凭证 ┃长期 ┃ ┃
┃十一┃引进项目文件 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃谈判协议、议定 ┃△永久 ┃ ┃
┃ 2 ┃谈判记录 ┃△长期 ┃ ┃
┃ 3 ┃合同、合同附件 ┃△永久 ┃ ┃
┃ 4 ┃谈判过程中外商提交的材料 ┃△短期 ┃ ┃
┃ 5 ┃出国考察及收集来的有关材料 ┃△短期 ┃ ┃
┃ 6 ┃国外各设计阶段文件 ┃△永久 ┃ ┃
┃ 7 ┃技术问题来往函电 ┃△长期 ┃ ┃
┃ 8 ┃国外设备材料检验及设计联络 ┃△永久 ┃ ┃
┃ 9 ┃开箱检验记录、商检及索赔 ┃△长期 ┃ ┃
┃10┃国外人员现场提供的技术材料 ┃△长期 ┃ ┃
┃十二┃其他文件材料 ┃ ┃ ┃
┃ 1 ┃抗震加固图纸、文件 ┃永久 ┃永久 ┃
┃ 2 ┃扩建、改建图纸、文件 ┃永久 ┃永久 ┃
┃ 3 ┃维修管理文件 ┃长期 ┃ ┃
┃ 4 ┃房屋普查、登记、总结文件 ┃长期 ┃ ┃
┃ 5 ┃房地产确权文件 ┃永久 ┃ ┃
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注：☆保存该单位工作必须的文件材料。
△以谁为主谁保存完整的文件材料。